会費徴収システムとは
会費徴収システムとは、利用者や会員に対する定期的な料金徴収を自動で行うシステムのことです。毎月固定の月額料金・月会費の徴収だけでなく、サービスによっては2カ月・半年・1年に一度など柔軟な料金設定も可能です。
会費徴収システムには請求管理機能以外にも、会員登録や決済方法の登録、予約・注文管理、決済状況のチェックや催促などの機能を備えたものもあります。
運営するECサイトで定期販売やサブスクリプションによるサービスを展開したい場合、会費徴収システムの導入は必須といえます。会費徴収システムの利用がおすすめなのは、次のような事業者です。
- 定期販売（食品、飲料、健康食品、サプリメント、化粧品など）
- サブスクリプションサービス（アプリ、Webサービス、ファンクラブなど）
- レンタルサービス（コワーキングスペースなど）
- 教育・レッスンサービス（塾、スクール、習い事、ジムなど）
- BtoBサービス（リースなど）
会費徴収システムの必要性
基本的な販売型のECサイトであれば、利用者が購入するごとに決済が完了するため、請求業務や支払い状況の確認などの作業は通常必要ないでしょう。しかし、定期購入やサブスクリプション登録の料金については、商品ごとに決まったタイミングで繰り返し請求・決済する必要があります。
クレジットカードや銀行口座からの自動引き落としにしていても、クレジットカードの支払限度額超過や失効、銀行口座の残高不足などにより、予定どおりに決済されないケースもあるでしょう。その場合は再度、請求や督促、入金確認などの作業が発生します。
利用者が少なければ手作業でカバーすることも可能ですが、利用者が増えると時間・労力的にも大きな負担になります。上記の作業にくわえて利用者の情報や契約内容、更新タイミング、決済方法などの管理もしなければなりません。作業量が増えて内容が煩雑になるほど、ミスも発生しやすくなるでしょう。
このような作業を効率化するためには、会員徴収システムが有効です。会員徴収システムを導入すれば、事務作業の負担が軽減してミスの防止につながります。また、システムの導入により決済手段の選択肢が増えれば、利用者の利便性が高まることで売上向上も期待できるでしょう。
会費徴収システムを導入するメリット
会費徴収システムを導入する主なメリットは次の3つです。
- 入金・会員管理の効率化と未払いの防止
- 新規会員の取りこぼしを防ぐ
- ユーザーの利便性が向上する
それぞれ以下で解説します。
入金・会員管理の効率化と未払いの防止
会費徴収システムを導入すれば、会員情報と入金状況を紐づけて一元化することで、事務作業の効率化を図れます。会員登録や定期購入の休止、プラン変更なども利用者自身がオンラインで必要事項を入力して手続きできるため、申し込みに対する業務の効率化が可能です。
くわえて実店舗ビジネスなどにおいても、利用者に紙の書類を提出してもらい事業者が入力するより、会費徴収システム上で利用者自身に入力してもらうほうが、簡単かつ正確な情報を集められるでしょう。
また、会費徴収システムを導入すれば入金状況がリアルタイムで自動的に反映されるため、未払いの見落としや、督促が遅れるといった人的ミスを減らせることもメリットです。
なかには決済できなかった場合に自動的に督促できるリマインド機能や、有効期限切れが近いクレジットカード情報の更新をうながす機能をもつ会費徴収システムもあり、有効活用することで更なる効率化も目指せるでしょう。
新規会員の取りこぼしを防ぐ
会員登録が手軽にオンラインで完結することで、新規会員の取りこぼしを防げる点も会費徴収システムのメリットです。
商品やサービスに関心をもってもらえても、申し込み手続きが煩雑であれば会員登録に至らない恐れがあります。しかし会費徴収システムがあれば手続きを簡略化でき、オンラインで24時間いつでも申し込めるので、登録のハードルが下がります。
また、決済手段の選択肢を幅広く設定できるようになることも、会費徴収システム導入のメリットです。サービスによってはクレジットカード払いだけでなく銀行口座振替などの手段も導入でき、ユーザーはニーズに合わせた決済を選べます。
ユーザーの利便性が向上する
会費徴収システムを導入すればユーザーの利便性も向上します。会員登録や情報更新などの手続きに手間や時間がかかると、ユーザーの離脱を招きかねません。その点、会費徴収システムならシンプルな手順で手続きできるため、会員登録・情報更新・決済までスムーズに進められます。
また、複数の決済手段を豊富に設定することで、ユーザー層の拡大につながります。例えばクレジットカードを持っていない層もターゲットに含む場合や現金派の方に対しても、口座振替が可能であれば会員登録されやすくなるでしょう。
会費徴収システムの選び方
会費徴収システムは多数あるため、自社サービスに合ったものを選ぶ必要があります。選ぶ際のポイントは次の6つです。
- 決済方法の種類
- 機能性の多さ・高さ
- 登録できる会員数
- 運営母体の信頼性
- 外部との連携がしやすいか
- 料金（初期費用・手数料率・利用料）
それぞれ以下で解説します。
決済方法の種類
どの決済方法に対応しているかは会費徴収システムによって異なります。求める決済方法を導入でき、ユーザーの利便性が高い会費徴収システムを選ぶようにしましょう。
オンライン決済で最も多く利用されているのはクレジットカード払いです。くわえて、5大国際ブランドであるVisa、Mastercard、JCB、American Express、Diners Clubのすべてに対応していることを確認しましょう。
また、クレジットカードを持っていないユーザーも取り込むためには、銀行口座振替などほかの決済手段にも幅広く対応している会費徴収システムを選ぶことも重要です。
機能性の多さ・高さ
自社サイトに取り入れたい機能があることも、会費徴収システムを選ぶポイントのひとつです。多くの会費徴収システムは入金状況の一覧表示機能を備えているため、基本的に未払いの把握はできます。
しかし未払いが頻繁に発生する場合、各ユーザーに督促するのは時間・精神的に負担となるでしょう。そのような事態に備えるなら、未払い金発生時に督促を自動で送信するリマインド機能がある会費徴収システムを選ぶといった方法があります。
その他、入会申し込みフォームやホームページ、予約サイト、ユーザー個別のマイページ作成機能の有無も確認しておきましょう。くわえて、Webサイト開発を前提としてサブスクリプション機能を導入したい場合、それが可能かどうかの確認も必要です。
登録できる会員数
自社商品・サービスを利用する会員数の規模に合わせた会費徴収システムを選ぶことも重要です。登録できる会員数は会費徴収システムによって異なり、システム利用料にも関係します。
ユーザー数が少ないのであれば、登録できる会員数が多くシステム利用料が高額な会費徴収システムを導入しても、費用対効果は低いでしょう。逆に規模が大きくなれば、多数の会員を登録できる多機能な会費徴収システムが必要です。
コスト面も念頭に置きながら、費用対効果や機能性を考慮して会費徴収システムを選ぶようにしましょう。
運営母体の信頼性
会費徴収システムを選ぶ際は、運営母体の信頼性も重要なポイントです。会費徴収システムに毎月の売上管理を任せることになるため、サービス運営元の経営基盤の安定性、実績・規模なども、あらかじめ確認しておきましょう。
外部との連携がしやすいか
現在使用している顧客管理システムや会計システムなどがある場合は、連携しやすいことも重要です。連携がスムーズであれば、既存システムの改修や経理業務を効率化しやすいでしょう。
会費徴収システムを導入したものの連携がスムーズにいかない、もしくは機能を十分に使えないといった場合には、逆に作業効率を下げてしまいかねません。事前に確認しておきましょう。
料金（初期費用・手数料率・利用料）
初期費用や手数料、利用にかかる料金に関しても、複数サービスを比較・検討しましょう。会費徴収システムの料金形態としては、決済にかかる手数料と決済件数に応じた利用料金がかかるのが一般的です。手数料率は1件につき100円程度の利用料金がかかるでしょう。
手数料率は決済手数料の5.5％くらいまでが相場ですが、会費徴収システムサービスによって異なります。利用料金は1件100円程度で、また初期費用や月額固定料金が別途かかる場合もあります。
サービスによっては手数料が安くなるキャンペーンを実施していることもあるので、あわせて確認してみてください。
会費徴収システムで決済を案内する方法
会費徴収システムを活用する場合、ユーザーに決済を案内する主な方法は次の3つです。
- メールリンク型
- WEBリンク型
- 店頭登録型
それぞれ以下で解説します。
メールリンク型
メールリンク型とは、決済用のURLアドレスやQRコードをメールやSMSメッセージなどで送信して決済画面に誘導し、ユーザーに決済情報を入力してもらう方法です。オーダーメイドや予約商品の販売など、見積もり後に請求金額が確定するサービス、注文から販売まで数カ月かかるようなビジネスに適しています。
メールリンク型なら、決済機能を搭載したWebサイトをもっていない場合でも手軽に導入できます。また、クレジットカード情報を自サイトで取り扱わないため、情報漏えいのリスクが低いこともメリットです。
ただし、各ユーザーに対して個別に決済用アドレスやQRコードを送信する必要があるため、会員数が多い場合は作業に手間や時間がかかる恐れがあります。
メールリンク決済に関しては、こちらの記事でより詳しく解説しています。
メールリンク決済を導入するべき業種やビジネスモデル｜注意点も解説
WEBリンク型
WEBリンク型とは、自社で構築したWebサイトに決済用のURLアドレスを設置して決済画面に誘導し、ユーザーに決済情報を入力してもらう方法です。
WEBリンク型なら決済が自社Webサイト内で完結するため、画面遷移が少なくユーザーの離脱防止につながります。またメールリンク型とは異なり、個別のユーザーに決済用URLやQRコードを送信する必要がないため、事務作業の負担軽減が可能です。
ただし、WEBリンク型を採用するためには、自社Webサイトをもっている必要があります。
自社で決済機能つきのWebサイトを構築するなら、GMOイプシロンが提供する決済サービス「fincode byGMO」がおすすめです。設定したスケジュールに沿って自動で継続課金するサブスクリプション機能があり、Webサイト開発サポートも充実しています。
店頭登録型
店頭登録型は、実店舗に来店したユーザーに専用端末で会員情報とクレジットカード情報を登録してもらう決済方法です。一度登録すれば次回以降はクレジットカードから自動的に会費が徴収されますが、契約が長期間にわたる場合はカードの有効期限に応じて再登録・更新が必要です。
実店舗での商品販売や受け渡し、サービスを提供できる場合は、店頭登録型決済もうまく活用すると良いでしょう。
オンラインでの会費徴収ならGMOイプシロンがおすすめ
オンラインで会費を徴収するシステムサービスを探しているなら、GMOイプシロンが提供する会費徴収システムがおすすめです。ここではGMOイプシロンの「定期購入・会費徴収（サブスク）向け決済」の詳細を紹介します。
GMOイプシロンとは
GMOイプシロン株式会社は、インターネットサービスを幅広く展開するGMOインターネットグループの一員として、クレジットカード決済代行サービスを提供する会社です。
GMOイプシロンの運営母体であるGMOインターネットグループ株式会社は、資本金50億円の東証プライム上場企業です（2023年3月時点）。日本におけるインターネット黎明期だった1995年に事業を開始して以来、56の海外拠点をもち、20カ国以上に幅広く事業を展開しています。国内外のグループ企業は107社におよび、その内10社が上場企業です。
GMOイプシロンは運営母体が大手企業である信頼性と、決済代行サービスにおいても豊富な機能とリーズナブルな価格設定、充実したサポートもあり、EC事業者からの高い満足度を誇ります。
GMOイプシロンの定期購入・会費徴収（サブスク）向け決済サービス
GMOイプシロンの定期購入・会費徴収（サブスク)向け決済サービスは、サブスクリプション利用料金の徴収などに便利な決済代行サービスです。初回に購入情報を登録するだけで、2回目からは自動的に定期的な料金徴収が行われます。
自動課金のタイミングは商品・サービス・契約内容に合わせて、毎月・2カ月・3カ月・半年・1年ごとに設定できます。初期費用は無料、月額費用は法人契約3,000円（税抜）・個人契約1,500円（税抜）です。
クレジットカード決済については、初期費用無料で決済手数料は3.6％～です。
※月額最低手数料（VISA/MASTER/DINERS 法人2,500円、個人1,300円、JCB/AMEX 法人1,000円、個人500円）と決済手数料を比較し上回った方の手数料をお支払いいただいております。
※イプシロン決済サービスのご契約には、一律で決済サービス基本利用料（法人2,500円/個人1,000円）が発生致します。
口座振替決済は初期費用無料、月額費用3,000円（税抜）、売上処理料は120円／回、登録処理料は100円／回となっています。
※上記はいずれも2023年7月時点の価格
会費徴収システムを使って効率的にサブスクリプションを運営しよう
定期購入やサブスクリプションの料金徴収を自動化して作業を効率化するなら、会費徴収システムの活用がおすすめです。
メリットは事業者側だけでなく、申し込み・変更などの手続きがオンラインで手軽に完結するなど、ユーザーの利便性も高まります。会費徴収システムを導入する際は決済方法の豊富さや機能性、登録可能な会員数、運営母体の信頼性、コストなどを比較し、自社に合ったサービスを選びましょう。
GMOイプシロンの「定期購入・会費徴収（サブスク）向け決済」ならリーズナブルに導入できるだけでなく、サポートも充実しています。定期課金サービスにクレジットカード決済や口座振替決済を組み合わせることにより作業を効率化しましょう。
「定期購入・会費徴収（サブスク）向け決済」の詳細はこちらからご覧ください。
定期購入・会費徴収（サブスク）向け決済｜GMOイプシロン
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